¿Qué son los activos digitales de una empresa y cómo gestionarlos de forma sencilla?

Herramientas digitales - 28 de Noviembre de 2018

Un activo digital (digital asset) es cualquier recurso o contenido que existe de forma digitalizada, incluso aunque su origen no lo sea. Por ejemplo una fotografía, un vídeo o un documento de texto o uno musical.

En el mundo de la marca, el branding, el marketing y la comunicación, se habla de activos digitales para referirse a recursos como logotipos, fotografías, vídeos, ficheros de sonido, páginas web, plantillas, diseños de productos, etc. relacionados con la marca y que pueden llegar a alcanzar grandes volúmenes, sobre todo en entornos multimarca o compañías con complejas arquitecturas de marca. Por tanto, su gestión requiere de una sobresaliente organización, almacenamiento y clasificación. No debemos olvidar que este tipo de archivos constituyen un importante patrimonio y son un activo para las organizaciones, tanto por su elevado valor económico como por la dificultad que supondría su reposición en caso de deterioro o pérdida.

Por su propia naturaleza, son recursos que se pueden distribuir fácilmente por medios digitales, pudiéndose duplicar cuantas veces queramos sin pérdida de calidad y con posibles modificaciones. El correo electrónico, la descarga a través de FTP,s (File Transfer Protocol), etc. son herramientas que si bien nos garantizan la difusión de los activos digitales de marca suponen al mismo tiempo un problema: la dispersión y descontrol de estos activos intangibles de la marca o compañía.

¿Y si una versión específica y secreta del logo llegase a manos de usuarios no autorizados? ¿Y si entre tanto envío se desvirtúa el texto original y la compañía acaba publicando un comunicado o anuncio que no era el deseado? ¿Y si se envía el nuevo jingle a quién no se debe? ¿Y si se duplica el trabajo porque el archivo no llegó a quién debería o se están gestionando dos procesos paralelos? ¿Se puede llegar a utilizar un vídeo del que ya no tenemos derechos?

Ante estas posibles situaciones, la correcta gestión de los activos digitales requiere fundamentalmente 3 cosas:

    1. Disponer de una ubicación centralizada para almacenar todos los archivos digitales de forma.
    2. Mantener perfectamente organizados, clasificados y actualizados los diferentes activos.
    3. Disponer de la herramienta adecuada para compartir esos activos con todos nuestros colaboradores, su consulta y descarga.

Para ello nacieron las herramientas DAM (Digital Assets Management), que posibilitan un control exhaustivo de los assets en disponibles y los activos digitales compartidos. Además de ofrecer la opción de definir quiénes pueden acceder, consultar o descargar cada uno de los archivos, estas herramientas también proporcionan información sobre cuándo se realiza cada una de estas acciones mediante el cuadro de mando que incorpora.



Otra de las características de las herramientas DAM es que permiten compartir nuestros activos digitales de manera sencilla y rápida. Facilitan el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a los documentos, plantillas, imágenes, vídeos y audios, en cualquiera de los formatos predefinidos. Permiten compartir y descargar los archivos digitales de forma sencilla y segura.

Se trata de softwares como el BrandCenter Aggylon que entre sus principales funciones permiten:

    1. Centralizar nuestros archivos en un lugar seguro.
    2. Facilitar el acceso a los mismos en función del perfil de cada usuario y los privilegios definidos.
    3. Encontrar rápidamente el archivo que buscas gracias al potente buscador que incorpora.
    4. Elegir el tamaño más conveniente y ajustarlo en el momento de la descarga.
    5. Gestionar los copyrigths de las imágenes y vídeos y la despublicación automática de los mismos.
    6. Etiquetar automáticamente las imágenes cuando es necesario hacer una carga masiva.
    7. Reencuadrar una fotografía antes de la descarga.
    8. Disponer de estadísticas sobre las descargas realizadas por los usuarios.

Tanto si se habla de una organización internacional con un departamento ad hoc como de una pyme con apenas recursos y personal, mantener bajo control de esta manera el patrimonio estratégico de la marca es una necesidad y los sistemas DAM son la herramienta perfecta, especialmente integrados en un SaaS a medida de las necesidades de la empresa.

En un entorno donde las marcas y empresas deben gestionar una gran cantidad de touchpoints de lo más diversos, simplificar la gestión de los activos digitales es clave y en BrandCenter Aggylon podemos ayudarte.

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