El server vs Google Drive vs el BrandCenter: cómo organizar y compartir recursos o assets de marca

Herramientas digitales - 06 de Noviembre de 2019

Desde nuestra experiencia durante años como responsables de marca, comunicación y marketing de una empresa, sabemos que gestionar todos los activos de marca es una de las tareas que más tiempo ocupa: encontrar un repositorio de assets adecuado, organizar todos los archivos por tipos, fechas, derechos, usos, equipos… Y sobre todo transmitir a todos los departamentos y stakeholders involucrados la ubicación y manuales de los mismos para evitar decenas de llamadas y correos a diario preguntando por assets. O peor aún, evitar usos incorrectos de la marca en presentaciones, campañas, documentos oficiales, etc. 
Además, con la creciente digitalización el número de assets ( y los tipos) se multiplican: fotografías, logos, templates, vídeos, audios... adaptados a los diferentes soportes y formatos digitales. Una digitalización que al menos también ha proporcionado un sistema de almacenamiento mejor: el digital assets management (DAM) -también conocido como Gestión de Activos de Marca (BAM) o incluso Marketing Assets Management (MAM)-
Actualmente existen muchas opciones en el mercado: server, ftp, Dropbox, Google drive, brand centers… Existe un amplio rango de opciones entre las que elegir y es necesario conocer sus características y estudiar cuál se adapta mejor a nuestras necesidades. Implantar una nueva herramienta o software de gestión en una compañía supone una importante inversión de recursos económicos, personal y tiempo. ¿Cuál de las opciones disponibles es mejor?

Server

Fue una de las primeras soluciones que apareció en el mercado y son muchas las empresas que utilizan un server propio (y antes incluso un ftp), para almacenar sus activos de marca. Aunque esta herramienta tiene como ventajas que es de sobra conocida y ya está implantada en las empresas, lo cierto es que presenta varios inconvenientes en la era del DAM:
• Es necesario estar conectado a la VPN o la red para acceder a ella
• Puede dar problemas de acceso y navegación en muchos dispositivos
• Posibilita una estructura de organización menos flexible y personalizable
• No todos los usuarios siguen la misma convención de organización y naming dificultando la búsqueda de archivos
• La búsqueda no es nada intuitiva ni ágil
• La preview de un documento suele ser lenta según el volumen de activos y usuarios conectados
• Es necesaria la colaboración del departamento de IT para facilitar y denegar permisos a ciertas carpetas
• Es necesario ocupar u espacio físico en las oficinas y el mantenimiento suele correr a cargo de la compañía
• No permite gestionar flujos de trabajo

Google Drive

Podríamos decir que es el servicio de almacenamiento en la nube pionero (al menos con accesibilidad casi universal). Apareció en 2006 y hoy en día es utilizado por muchas compañías como repositorio de assets. Estas son sus ventajas y desventajas más comentadas:
• Es accesible desde cualquier tipo de dispositivo y desde cualquier lugar del mundo
• Permite el almacenamiento de diversos tipos de documentos
• Permite una organización en carpetas
• Permite compartir estas carpetas y documentos asignando diferentes roles (edición, lectura…)
• Permite editar los archivos en la nube y de forma colaborativa
• Está integrado con Gmail y está disponible tanto para pc como para Mac
• La organización no es sencilla y ni totalmente ad hoc a las necesidades de la marca
• No todos los usuarios siguen la misma convención de organización y naming dificultando la búsqueda de archivos
• La búsqueda no es sencilla ni intuitiva
• El límite de almacenamiento gratuito es de 15GB e incluye los archivos del correo Gmail
• No permite gestionar flujos de trabajo

Dropbox

Otro de los servicios de almacenamiento en la nube pioneros (2007), es utilizado tanto a nivel profesional como particular. Entre sus principales ventajas y desventajas se encuentran:
• Es accesible desde cualquier tipo de dispositivo y desde cualquier lugar del mundo
• Permite el almacenamiento de diversos tipos de documentos
• Permite una organización en carpetas pero poco personalizable e intuitiva
• Permite compartir estas carpetas y documentos
• Requiere que el otro usuario lo tenga descargado o crear enlaces individuales de acceso
• No existen diferentes niveles de permisos
• La edición de documentos todavía es muy primaria
• Es necesario tener descargada la aplicación con un acceso en el dispositivo
• No todos los usuarios siguen la misma convención de organización y naming dificultando la búsqueda de archivos
• La búsqueda no es nada intuitiva ni ágil
• El límite de almacenamiento gratuito es de tan solo 2GB

Brand Center

A diferencia de las soluciones anteriores, los llamados brand center son una una herramienta específica de gestión de proyectos para organizar, almacenar, compartir y gestionar de manera eficiente los materiales, personas y procesos relacionados con la marca y con los planes de marketing y comunicación.
El BrandCenter Aggylon ha sido desarrollado y puesto en marcha por expertos en branding y en desarrollo de soluciones tecnológicas, por lo que adeás de las funciones y ventajas de un sistema DAM que permite a los usuarios autorizados guardar, acceder, modificar, descargar y aprobar todo tipo de recursos o activos digitales, este SaaS incluye otras funcionalidades como un módulo de gestión de proyectos y otro para la creación de plantillas autoeditables y revisables mediante sencillos flujos de trabajo.
Esto permite al departamento de marketing centralizar en una única plataforma todos los procesos y garantiza que cada uno de los “embajadores de marca” tenga a su disposición todos los activos aprobados y finales que necesitan para hacer su trabajo, asi como los manuales y una vía de comunicación ágil y efectiva (pero no intrusiva) con los resposnables de marca.
Entre sus ventajas y desventajas se encuentran:
• Es accesible desde cualquier tipo de dispositivo y desde cualquier lugar del mundo. No es necesario estar conectado a la VPN o la red para acceder a ella.
• Permite el almacenamiento de diversos tipos de documentos y manuales
• Permite una organización en carpetas pública y privada
• Permite compartir estas carpetas y documentos asignando diferentes roles
• No es necesaria la colaboración del departamento de IT para facilitar y denegar permisos a ciertas carpetas
• Elimina el problema de la organización y naming, pues utiliza un sistema de tagueado ad hoc para cada empresa y la subida de material corre a cargo de expertos de Aggylon
• Esto posibilita una búsqueda intuitiva y ágil similar a la de los buscadores de internet o Pinterest, por ejemplo. No es necesario conocer en qué carpeta o sección se guarda cada documento.
• La preview de un documento es instantánea
• Permite gestionar flujos de trabajo y de aprobación de piezas
• Permite facilitar a los partners templates autoeditables para que respeten el layout adecuado
• Elimina la necesidad de llamadas, correos y reuniones con los responsables de marca, marketing y comunicación
• No es necesario ocupar u espacio físico en las oficinas ni tener descargado ninguna app o acceso
• Está disponible tanto para pc como para Mac
• Ofrece un sistema de analítica y estadísticas de uso
• Protege sus datos a través de ciertas medidas de seguridad, como el protocolo de gestión de seguridad de la información ISO 27001. También es compatible con HIPAA.
Una vez visto las diferentes opciones, es tiempo de reflexionar y elegir. Contar con la herramienta adecuada puede mejorar la eficiencia del trabajo reduciendo tiempos y tareas que no aportan valor, reducir la necesidad de actores implicados y sobre todo garantizar el uso correcto de la marca y la coherencia en todos los puntos de contacto.

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