Cómo compartir carpetas para compartir ficheros
Diccionario de Branding - 17 de Abril de 2018
Las herramientas colaborativas y la nube son las bases del proyecto del BrandCenter; una herramienta colaborativa que permite compartir contenidos en la nube para facilitar el acceso a los mismos y que todos nuestros colaboradores dispongan de los mismos recursos y compartan los mismos procesos. Es una herramienta que facilita el trabajo a cualquier usuario autorizado, desde cualquier dispositivo y en el momento que lo necesite.
Pero el BrandCenter es mucho más que un simple repositorio. Para cubrir esa necesidad podría servir cualquier sistema de almacenamiento de archivos en internet. Pero la principal limitación que supone trabajar con estos sistemas es la dificultad con que se encuentra el usuario en el momento de encontrar de manera fácil e intuitiva un archivo concreto, alojado en un repositorio donde puede haber una gran cantidad de archivos almacenados y que muchas veces no están adecuadamente organizados.
Por ello, un objetivo clave del BrandCenter es facilitar que nuestros colaboradores encuentren fácilmente los contenidos y recursos y en ese sentido nada más fácil e intuitivo que la búsqueda mediante un potente buscador que acompaña al usuario durante toda la navegación. De la misma manera que nos relacionamos con los contenidos en internet mediante buscadores, el BrandCenter se ha inspirado en esa misma forma de trabajar. Para ello es clave hacer previamente un correcto “tageado” de los contenidos mediante criterios y palabras clave que se apliquen de manera sistemática a todos los activos publicados.
La accesibilidad de la información también tiene que ver con la inmediatez y la disponibilidad. Por ello el BrandCenter facilita que los contendidos en la nube para que, desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo móvil podamos descargar un recurso, o participar en un proyecto en el que estamos involucrados. Los artes finales de cualquier pieza, las diferentes versiones de nuestra marca, o nuestras imágenes y vídeos pueden ser descargados en cualquier momento.
El BrandCenter también ofrece la posibilidad de crear y compartir carpetas. Esta función puede tener una doble finalidad; o bien la de crear carpetas para que cada usuario que lo desee pueda organizar sus contenidos y activos de marca, o bien la de crear carpetas donde publicaremos contenidos útiles para un proyecto determinado y que luego podremos compartir con otros usuarios.
Como comentábamos antes, la forma de trabajo que propone el BrandCenter es la de contenidos en la nube. No es necesario tener nada en “local” ya que siempre que necesitemos un recurso estará disponible en el BrandCenter.
No obstante, sí lo deseamos, puede resultar interesante la posibilidad que nos ofrece de organizar dichos recursos por carpetas, en función del criterio y las necesidades de cada usuario.
De la misma manera, también puede ser interesante para el administrador de la herramienta crear carpetas para dar mayor visibilidad a aquellos contenidos que son más demandados o consultados por los usuarios. Por poner sólo un ejemplo, podremos crear una carpeta a modo de “toolkit” donde incorporaremos un conjunto de recursos de marca que son demandados por los usuarios de manera frecuente y donde podremos introducir, por ejemplo, las diferentes versiones de nuestra marca, sus artes finales, la tipografía corporativa, la biblioteca de iconos, o cualquier otro recurso de identidad visual que sirva para construir de manera consistente nuestro
universo visual.
Por otra parte, cualquier usuario que sea responsable de un proyecto determinado puede crear una carpeta donde podrá incorporar recursos y documentos que sean de utilidad para ese proyecto: un briefing, las fotografías, los artes finales de las creatividades, planos constructivos, presupuestos, o cualquier otra información necesaria para el proyecto.
Una vez creada la carpeta la puede compartir con los usuarios (internos o externos) que vayan a colaborar con nosotros en el proyecto. Dicha carpeta podrá convertirse así en el repositorio de documentación para el proyecto y así todos los colaboradores compartirán la misma información.
A esta carpeta sólo podrán acceder los usuarios con los que hemos compartido la información, resultando una forma de trabajo más versátil que otras opciones existentes en el mercado, ya que no es necesario duplicar los contenidos.
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